2022年1月の電子帳簿保存法の改正は影響が甚大です。

猶予はあってないようなもの

電子帳簿保存法自体は平成10年(1998年)に施行されており、結構歴史のある法律なのですが、この2022年に改正となりました。

この改正電子帳簿保存法、全ての個人事業主、法人に影響があります。

「年100万円しか売り上げない個人事業主だから、うちは関係ないや〜」

みたいなことはありません。

あまりに影響が大きいので、ぎりぎりになって電子保存義務を2年間猶予する経過措置が発表されました。

そのため、場合によっては2023年12月31日までは電子保存の対応は行わなくても良くなります。

「場合によっては」というのは、猶予が認められるのには以下の条件があるためです。

• 所轄税務署長が電子取引情報の電子保存が要件を満たしていないことにつきやむを得ない事情があると認める場合
• 納税者が出力書面提示に応じること

この「やむを得ない事情」が具体的に何なのかは2021年末の時点で発表されていませんし、いずれ期限は来てしまうので、結局は対応をしておかないとまずい、ということになります。

これだけやっておけば良い

ここでは全ての事業主が行うことが必要な最低限の対応について解説します。

今回の改正は多岐にわたりますが、小規模な個人事業主や法人が押さえておくべきポイントは一つです。

「相手からデータで受け取った領収書(納品書etc.)は、税務上電子データとして取り扱う必要がある」

ということです。これまで書類を紙でファイリングしていた場合、これらの電子データを一旦プリントアウトした上でファイリングしていたと思います。

ところが、この「紙に印刷した書類」は証憑として使えなくなります。

もちろん紙に印刷すること自体は問題ないのですが、たとえば税務調査の際に、もともとの領収書が電子データだった場合、紙に印刷した領収書は証明にならない、というわけです。

ここは重要なポイントで、電子データを適切に保存していないと、最悪

「経費の否認」

「青色申告の取り消し」

など、重い処分が下される可能性もあります。

ただ、青色申告の取り消しですが、こちらは11月に電子で保存すべき取引情報が書面からも確認できる場合には、「直ちに青色申告の承認が取り消されることはない」と発表され、現時点で厳格に罰則を課すことはしない、となりました。

データで受け取った書類は、以下の管理基準を満たす必要があります。

細かくは他にも「関係書類の備え付け」「見読性の確保」があるのですが、ここでは大きな問題にならないので省略します。

1. 取引年月日、取引金額、取引先で検索できる必要がある
2. 改ざん防止のシステムを導入する必要がある

一つ目の検索に関しては、ファイル名にこれらの情報を含めておくことで「ファイル検索」で検索が必要なので、比較的簡単に実現することができます。

私も以前から領収書などスキャンした時は

20220101-Amazon-5800.pdf

みたいな名前にして保存しています。

問題は二つ目。

改ざん防止とは、電子データ(pdf書類など)を受け取ってから勝手に書き換えられていないことを証明するシステムのことです。

具体的にはタイムスタンプの技術を使います。

ここでのタイムスタンプとは、技術的には書類データをもとに時刻認証局が発行する情報のことで、タイムスタンプが付与されてから書類に改ざんのないことを保証します。

書類の発行元がもともとタイムスタンプを付与している場合は、それが使えます。

発行元がタイムスタンプを付与していない場合、受け取る側が受け取ってから一定期間内(2ヶ月と7営業日以内)にタイムスタンプを付与する必要があります。

でも、そんなシステムわざわざ導入しませんよね。

そこで、国税局は逃げ道を用意してくれています。

それが「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け」です。

要は、コンピュータでシステムを導入できないのだったら、規定があれば良い、ということです。

アナログですね。

そのテンプレートも、国税局でダウンロードが可能です。

しかも、ご丁寧に個人事業主用と法人用があり、自分の事業形態に合わせて使えばいいようになっています。

結局、この事務処理規程の備え付けを行うのが全個人事業主、法人が行う最低限の対応、ということになります。

最近のネットサービスAmazonなどのようにもともと紙の発行をしてくれなかったり、サービスによっては経費削減もあってか、紙の領収書を発行してもらうのが有料、なんてこともあります。

上記の事務処理規定をダウンロード、必要箇所を書き換えておきましょう。

え、ひょっとして事務処理規定が完成したら「印刷して」備え付けるのかな?